Регистрация РИД

Регистрация результатов интеллектуальной деятельности

Подразделение, ответственное за регистрацию результатов интеллектуальной деятельности - Центр интеллектуальной собственности и трансфера технологий (ЦИСиТТ) - НИК, В3.19.

Директор Центра - Кадиев Исмаил Гаджиевич, kadiev@spbstu.ru

Можно обратиться за консультацией по оформлению документов для регистрации РИД. Для этого необходимо записаться на приём +7 (812) 552-61-22.

Важно: РИДы не рассматриваются на НТС в июле и августе. Насчет НТС в июне лучше уточнять дополнительно.

Какие личные данные потребуются от авторов*:

ФИО + должность и подразделение (для сотрудников) / ФИО + ступень образования (бакалавр/магистрант/аспирант) и подразделение (аббревиатура высшей школы и института);
Степень и/или ученое звание (при наличии);
Телефон и email;
Табельный номер;
Паспорт (лицевая стр + регистрация, скан/фото);
СНИЛС (скан/ фото);
ИНН (скан/ фото/ выписка из ФНС);
Полные банковские реквизиты.

Важно: если в процессе оформления РИД у кого-то из авторов изменились личные данные, то нужно максимально оперативно предоставить в ЦИСиТТ актуальные версии документов.

*Для иностранных граждан потребуется нотариально заверенный перевод паспорта + скан/фото временной регистрации + ИНН (скан/фото), СНИЛС (скан/фото) и полные банковские реквизиты.

Инструкция по регистрации инициативного РИД:

Шаг 1. Оформление и подписание внутреннего комплекта документов.
1. Протокол (= обоснование регистрации РИД через СПбПУ);
  Указывается, в каких целях будет использоваться данная программа (в научных / исследовательских / образовательных) + для чего она предназначена. Также можно указать, что заинтересованными организациями являются высшие учебные заведения + какие-либо дополнительные варианты.
  Важно: если одновременно подаются несколько похожих РИД, то описание в протоколе должно хоть немного различаться.
  Потребуются подписи:
  - Директор института - Захаров Павел Васильевич;
  - Ответственный по работе с РИД от подразделения - Сысоева Марина Вячеславовна.
2. Уведомление о создании РИД;
  Если среди авторов есть люди, не являющиеся сотрудниками СПбПУ, то фраза: “Я (Мы), работник (-и) ФГАОУ ВО «СПбПУ» уведомляю (-ем) о....” заменяется на: “ФИО1, ФИО2, ФИО3, уведомляем о…“
  На последней странице уведомления указывается информация об авторах. Одним из пунктов является указание творческого вклада (= кто чем занимался при создании РИД). Внизу страницы есть перечень формулировок, которых лучше придерживаться. Не нужно распределять весь перечень, лучше выбрать по 1-2 варианта на каждого человека.
  Важно: в рамках одного РИДа формулировки не пересекаются.
  Важно: творческий вклад “разработка всей программы в целом” можно выбирать только в том случае, если автором является только 1 человек.
  Потребуются подписи:
  - Директор института - Захаров Павел Васильевич;
  - Руководитель подразделения (заведующий кафедры/ лабораторией).
  - Авторы
3. ИКР (информационная карта регистрации);
  В ИКР есть пункт, где прописан уровень классификатора с нужной детализацией (например, ЧЧ.ЧЧ.ЧЧ.ЧЧЧ) - пожалуйста, указывайте именно в указанном формате, а не более обобщенно.
  В конце ИКР есть поля по УГТ: чтобы определить уровень, нужно посмотреть excel файл (есть в письме). В случае с ПрЭВМ подходят уровни с 3 по 7 включительно (чем сложнее программа, тем выше уровень). Если в каждом столбце есть подходящий вариант, то это и будет нужный УГТ.
  Важно: в каждом столбце определенного уровня можно выбрать только 1 пункт.
  Важно: если в определенном столбце есть пункты с перечислением (например, пункт “1. метод, методология, методика, алгоритм”, то нужно выбирать строку целиком, а не отдельный вариант из этой строки.
  Важно: пожалуйста, оставляйте номер/букву выбранного пункта (в том числе и в пунктах по УГТ).
  Потребуются подписи:
  - Руководитель работы (Обычно ИКР подписывает руководитель подразделения (директор высшей школы/ кафедры, заведующий лабораторией). Но, если этот человек ранее не участвовал в научной деятельности, то можно указать кого-либо из авторов (лучше указывать не ниже доцента / профессора)).
4. Реферат;
  Объем текста реферата - не более 900 знаков с учетом пробелов.
  Важно: потребуется распечатать 2 экземпляра (1 для ЦИСиТТ, второй для оформления экспертного заключения).
  Потребуются подписи:
  - Подписывает любой из авторов (подпись + расшифровка).
5. Код;
  Если код объемный, то для ЦИСиТТ и экспертного заключения можно распечатать первые 10 стр. двусторонней печатью.
  Важно: потребуется распечатать 2 экземпляра (1 для ЦИСиТТ, второй для оформления экспертного заключения).
  Потребуются подписи:
  - Подписывает любой из авторов (подпись + расшифровка с инициалами).
6. Соглашение о распределении вознаграждения;
  Количество экземпляров = количество авторов +1.
  Важно: номер и дату вверху соглашения заполнять не нужно.
  Потребуются подписи:
  - Все авторы;
  - Руководитель подразделения (заведующий кафедры/ лабораторией).
7. Экспертное заключение;
  Подробную инструкцию по оформлению экспертного заключения можно найти на странице "Оформление заключений".
8. Согласие на обработку персональных данных.
  Заполняется на каждого автора. К каждому согласию нужно приложить распечатанные версии документов автора: паспорт (лицевая стр. + регистрация), ИНН, СНИЛС, банковские реквизиты.
  Дата в согласии: день передачи документов в ЦИСиТТ.
  Важно: если одновременно подается несколько РИДов с одинаковым составом авторов, то согласия печатаются на каждый РИД, а личные данные можно приложить только один раз.
  Потребуются подписи:
  - Все авторы.
Шаг 2. Передача в ЦИСиТТ до конца определенного месяца и рассмотрение на НТС в середине месяца, следующего после месяца передачи документов.
Важно: при передаче подписанных документов потребуется также отправить И.Г. Кадиеву документы в электронном виде (протокол, ИКР, реферат, код) Если передать документы до конца конкретного месяца, то РИД будут рассматривать на НТС в середине следующего месяца.
Важно: был случай, когда НТС отменили из-за малого количества вопросов для обсуждения. Если Вы ограничены в сроках, то лучше отслеживать этот момент (повлиять на процесс не получится, но зато будете в курсе ситуации).

Шаг 3. Подписание документов для отправки в Роспатент.

Документы оформляет ЦИСиТТ.
Если НТС одобрил регистрацию РИД, то ориентировочно в конце месяца ЦИСиТТ напишет письмо кому-либо из авторов / руководителю подразделения с просьбой забрать документы для подписания с целью дальнейшей отправки в Роспатент.
Важно: все документы нужно обязательно перепроверять. В них допускается небольшое отступление от формата написания данных в паспорте (например, г./гор. пр./пр-кт)
Комплект документов, который Вам передадут:

Название документа	Кто подписывает и что необходимо проверить.
Титульный лист	Подписывают все авторы слева от ФИО
Реферат	Один из авторов (подпись + расшифровка с инициалами)
Согласие на обработку персональных данных	Каждый из авторов (подпись + расшифровка с инициалами) (Желательно, чтобы дата в согласиях была одинаковой)
Согласие на указание сведений об авторе, указанных в заявлении	Каждый из авторов (подпись + расшифровка) Важно: нужно обязательно проверить, что указанный в заявлении творческий вклад совпадает с тем, который был указан в уведомлении.

Далее ЦИСиТТ отправляет документы в Роспатент. Обычно программа регистрируется в течение 1-1,5 мес. после отправки, но часто сроки увеличиваются (особенно в мае/июне и в конце года (начиная с октября).

Шаг 4. Отслеживание статуса и получение свидетельства.
Самостоятельно проверять статус регистрации можно на сайте ФИПС (Программы для ЭВМ, БД и ТИМС - выбрать все - вписать название программы). В данном разделе зарегистрированные ПрЭВМ появляются примерно через 1-2 дня после регистрации. Если необходимо получить данные максимально оперативно, то можно отслеживать все ПрЭВМ в бюллетенях. Информация обновляется несколько раз в день.
Примерно через месяц после регистрации на почту авторов придет письмо от ЦИСиТТ со сканом свидетельства. Также в этом письме будет указано: “В соответствии с Положением о стимулировании создания объектов интеллектуальной собственности (Приказ №3268 от 28.12.2023), прошу Вас инициировать выплату авторского вознаграждения за создание результата интеллектуальной деятельности.”.
Подробное описание оформления данной выплаты в следующем пункте.
Шаг 5. Оформление документов на выплату за создание РИД.
Данную выплату обязательно нужно произвести.
Важно: шаблоны всех документов обновляются в январе каждого года.
Состав документов:
- Служебная записка - 1 на каждый РИД;
- Копия свидетельства - 1 на каждый РИД;
- Копия соглашения о распределении вознаграждения - 1 на каждый РИД;
- Заявка - 1 экземпляр на каждого автора в каждом РИД;
- Соглашение - 2 экземпляра на каждого автора в каждом РИД.
Важно: В заявке потребуется подпись ответственного за предоставление отчетных документов.
Этапы:
- получение свидетельства;
- запрос у ЦИСиТТ скана/оригинала соглашения о распределении вознаграждения. При дальнейшем согласовании комплекта документов лучше использовать копию данного соглашения, а оригинал хранить в своем подразделении;
- оформление документов на выплату. Заполненные версии первого комплекта документов лучше отправить на проверку. После проверки попросят принести подписанные документы в ЦИСиТТ. При дальнейших РИДах можно будет сразу приносить подписанные версии.
- подписание у авторов;
- передача в ЦИСиТТ для первичного согласования;
- согласование документов в 1 корпусе:
  - Заявки: отдел финансово-экономическом аналитического учета НИОКР, контрактная служба
  - Соглашения: управление правового обеспечения (но лучше в каждую службу предоставлять полный пакет документов)
- второе согласование в ЦИСиТТ;
- получение от ЦИСиТТ соглашений о выплате вознаграждения;
- формирование и запуск приказа о выплате авторского вознаграждения за РИД в системе Directum от имени руководителя подразделения.
Важно: если среди авторов есть люди, не являющиеся сотрудниками СПбПУ, то данный автор не включается в приказ на выплату вознаграждения. В таком случае, у ЦИСиТТ потребуется запросить оригинал заявки на выплату для данного человека. Далее эти документы передаются в 1 корпус, каб. 247, где коллеги проведут выплату.
Важно: если Вы получили свидетельство в ноябре, то лучше оставить оформление выплаты до следующего года.